3 tips voor effectief vergaderen!

Hey, ff sparren? Zo even vergadering? Schiet jij er een meet-up in? Termen die we door de groei van ons team steeds vaker voorbij hoorden komen bij YouBeDo. We vroegen ons steeds vaker af of al die vergaderingen wel nodig zijn. En als we dan een vergadering hebben, hoe kunnen we die dan zo leuk en efficiënt mogelijk laten verlopen? Hieronder 3 tips voor effectief vergaderen! Direct te gebruiken in de praktijk. 

profiel_michael
Door Michael van LoenenCreative Excitement Optimizer bij YouBeDo

Effectief vergaderen - Holacracy - ImpactBlog - YouBeDo

3 tips voor effectief vergaderen:

1. Breng structuur aan in je vergaderingen

  1. Start de vergadering met een minuut stilte. Maak je hoofd even leeg, ga met je gedachten en gevoel even naar het onderwerp van deze vergadering zodat je volledig aanwezig kan zijn.
  2. Gebruik een zandloper als tijdregistratie. Een zandloper werkt bij ons erg goed om de tijd in de gaten te houden. Wij gebruiken een zandloper van 15 minuten die wij tijdens een meeting meerdere keren kunnen omdraaien. Vooral richting het einde van een zandloper krijgen wij de natuurlijke drang om tot de kern te komen. Wij kunnen niet meer zonder.
  3. Gebruik je benen. Die heb je gekregen om op te staan en te lopen. Zit je in een meeting waaraan je een bijdrage hebt geleverd en krijg je het gevoel niets meer te kunnen bijdragen, loop dan uit de vergadering. No hard feelings.

2. De holacracy 'tactical meeting'

Zoals je wellicht gelezen hebt zijn we met YouBeDo een organisatie-transformatie aan het doormaken (lees meer). Op dit moment bestuderen we ook de holacracy methodiek om tijdens vergaderingen structuur aan te brengen. Melle en ik hebben onlangs een Holacracy Safari gedaan bij het bedrijf Springest. Bekijk het filmpje, een prachtig voorbeeld van hoe effectief vergaderen kan bijdrage.  Daarnaast geeft het filmpje een indicatie hoe een zogenaamde holacracy 'tactical meeting' eruit ziet. 

3. Tool-tip: Asana!

Wij gebruiken Asana als project management tool om alle voortgang te monitoren en afspraken vast te leggen. Net zoals NASA, Airbnb, Intel, Pinterest en vele anderen, zijn wij groot fan! Deze tool helpt niet alleen op individueel niveau (to-do lijstjes, delen van documenten, etc.), maar is ook het punt van focus tijdens onze tactical meetings. Door stap voor stap maar in rap tempo de lopende projecten en taken door te lopen en af te vinken -alles begeleid door een aangewezen facilitator- besparen we tijd! Hoe dit precies in z'n werk gaat?: 33 agenda items in 55 minutes! Dat is pas effectief vergaderen.

Boeken tips voor effectief vergaderen: productiviteit, efficiëntie en holacracy

Getting Thing Done - David Allen

Een gouwe ouwe, een klassieker onder de managementboeken. Over het creëren van een efficiënte meeting en veel, veel meer.

Prioriteiten - Stephen R. Covey

Nog zo'n klassieker! Over urgentie en wat belangrijk is, over balans tussen werk en privé, en de synergie van de wederzijdse afhankelijkheid.

Getting Teams Done - Diederick Janse & Marco Bogers

GTD voor teams die holacracy implementeren. Over het werken vanuit een gezamenlijke focus en het belang van helderheid over rollen en verantwoordelijkheden, effectieve meetings, en eenduidige spelregels voor betere besluitvorming.

Holacracy - Brian Robertson

Robertson ontwikkelde een methode die een organisatie wendbaarder en slagvaardiger maakt: holacracy. Holacracy legt de verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid daar waar ze horen: op de werkvloer.

Nieuwsgierig?

Wil je meer weten over holacracy, teal-kleurige organisaties of zelf-managende teams, en ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? We delen graag onze kennis! Mail: Michael@youbedo.com - tel: 024-3779966

2 comments

  1. Ik wilde graag filmpje bekijken van holocracy maar moet inloggen bij YouTube, en dat heb ik niet bij de hand. Kan dat anders ?

  2. Hallo Ingeborg,

    Je kunt het fimpje kijken zonder in te loggen bij YouTuBe. Gewoon op de link klikken dan wordt je vanzelf naar het filmpje verwezen en gaat die automatisch afspelen, zojuist nog nagekeken 😉

Reageer op dit artikel